Aplikacja PDF Generator
- certyfikowana w sklepie ServiceNow
PDF Generator to aplikacja oparta na ServiceNow do tworzenia plików PDF, która pomyślnie przeszła certyfikację i jest dostępna w sklepie ServiceNow. Teraz nie potrzebujesz umiejętności programistycznych, by tworzyć pliki PDF.
Twórz swoje pliki PDF przy użyciu szablonów MS Word, w których możesz zawrzeć zarówno statyczne jak i dynamiczne treści (dane przechowywane w obiektach ServiceNow), we wszystkich formatach obsługiwanych przez MS Word:
- Tekst, nagłówki, stopki (we wszystkich alfabetach, w tym: greckim, cyrylicy, logografii),
- Logo firmowe, obrazy,
- Rodzaj tła i dedykowane czcionki,
- Tabele, wykresy (importowane z MS Excel) itp.
PDF Generator 2.0 w praktyce
Aplikacja PDF Generator pozwala na tworzenie plików PDF z dowolnego pliku MS Word. Za sprawą jednej aplikacji możesz zautomatyzować przepływ dokumentów i zarządzanie nimi, jednocześnie ograniczając ręczną pracę nad plikami. Teraz możesz zarządzać wszystkimi plikami PDF z poziomu swojej instancji ServiceNow, począwszy od dokumentów bankowych i urzędowych, po całą dokumentację pracowniczą.
Możesz wysyłać pliki PDF klientom i użytkownikom, a dzięki odpowiednim integracjom, PDF Generator pozwoli Ci również:
– Eksportować pliki bezpośrednio do rozwiązań zewnętrznych, takich jak Adobe Design, CRM czy systemy zamówień,
– Przesyłać dokumenty obywatelom do podpisu elektronicznego za sprawą integracji z rozwiązaniami obsługującymi podpis elektroniczny.
Aplikację instaluje się na wewnętrznym serwerze, dzięki czemu wszystkie procesy tworzenia plików PDF są utrzymane w sieci Twojej organizacji, zapewniając bezpieczeństwo danych. Poniżej dowiesz się jak inne firmy zoptymalizowały swoje procesy za pomocą aplikacji.
Bez PDF Generator
Z PDF Generator
Digitalizacja procesów akceptacji
Sporządzasz papierowy dokument akceptacji, który drukujesz, podpisujesz, skanujesz i wysyłasz do instancji ServiceNow. Wszystko odbywa się ręcznie.
Proces akceptacji jest w pełni zautomatyzowany, po kliknięciu przycisku „akceptuj” PDF Generator generuje plik PDF z dołączonym podpisem elektronicznym. Nie trzeba nic ręcznie podpisywać, skanować ani wysyłać. Wszystko odbywa się automatycznie, a jedna czynność w procesie wywołuje kolejną. W zależności od Twojego stanowiska, aplikacja wybiera odpowiedni szablon, a Ty otrzymujesz podpisany plik PDF, który jednocześnie stanowi potwierdzenie akceptacji.
Digitalizacja procesów onboardingu i offboardingu
Wykorzystujesz szablon dokumentu MS Word za każdym razem gdy musisz wygenerować plik PDF dla użytkownika, np. życiorys, podsumowanie umiejętności, referencje itp. Proces powtarza się i wymaga ręcznego przygotowania odrębnego pliku dla każdego rodzaju dokumentu, dla każdej osoby.
Uzupełniasz dane użytkownika w tabeli i na ich podstawie PDF Generator generuje wymagane dokumenty. W ten sposób wszystkie dokumenty kadrowe są zbiorczo podpisywane i przekształcane na odrębne pliki PDF, za 1 kliknięciem.
Digitalizacja zamówień na aktywa biznesowe
Projektujesz wizytówkę w HTML lub przy użyciu innego narzędzia, zbierasz informację zwrotną od każdego zainteresowanej strony i ostateczną akceptację od osoby decyzyjnej. Następnie składasz zamówienie w drukarni ręcznie, najczęściej mailowo.
Każde zamówienie nowej wizytówki wymaga zgłoszenia z uwzględnieniem danych osobowych. Najczęściej wymagają one ręcznego wprowadzenia dla każdego użytkownika, czego dokonują zazwyczaj Twoi pracownicy lub drukarnia. Samo przygotowanie wizytówki generuje dodatkowe roboczogodziny.
Projektujesz wizytówkę w szablonie, który zostaje automatycznie wysłany do wszystkich zainteresowanych stron w celu zebrania opinii i uzyskania ostatecznej akceptacji od osoby decyzyjnej. Klikasz przycisk „akceptuj”, który automatycznie generuje zamówienie w drukarni, a projekt w formacie PDF zostaje wysłany automatycznie do dostawcy.
Jak działa PDF Generator 2.0
by wygenerować plik PDF bezpośrednio ze swojej instancji ServiceNow, najpierw przygotowujesz szablony w formacie .docx (dokument MS Word). Dzięki edytowalnemu formatowi, szablony zapewniają duże możliwości konfiguracji wszystkim użytkownikom, także nietechnicznym.
Można je przygotowywać samodzielnie, na podstawie stanowiska użytkownika oraz zaawansowanych warunków dla tabeli. Aplikacja nie ogranicza liczby szablonów, zatem możesz utworzyć tyle, ile potrzebujesz, aby spełnić kryteria dla danej tabeli w swoim pliku PDF.
Co zyskujesz
Aplikacja PDF Generator jest nieustannie rozwijana, przy czym każda kolejna wersja oferuje więcej. Najnowsza wersja 2.0 to:
Wiele źródeł plików i wiele obiektów
- Konsoliduj wiele plików PDF w jeden i dołączaj wszelkie informacje z dowolnej tabeli za pomocą API naszej aplikacji,
- Przesyłaj dane z wielu obiektów (dedykowane tabele obsługujące wiele zmiennych).
Pozycje katalogowe
- Uwzględniaj zmienne z pozycji katalogowych (Catalog Items (CI)) lub producentów rekordów (Record Producers (RP)).
Dynamiczna zawartość
- Uwzględniaj nie tylko statyczną, ale i dynamiczną zawartość, tj. dane przechowywane w obiektach ServiceNow, np. wbudowane kształty, nagłówki, stopki itp.
Personalizacja
- Personalizuj pliki, datując je bądź dodając unikalną wartość z dowolnego rekordu (np. numer zgłoszenia).
Podgląd w czasie rzeczywistym
- Korzystaj z podglądu w czasie rzeczywistym, by mieć pewność, że dokument PDF zawiera całą wymaganą treść.
Wersja edytowalna jednym kliknięciem
- Along with your PDF, generate its editable copy in the .docs file.
Pozostałe usprawnienia obejmują:
- Pełne wsparcie pola typu HTML z obrazkami oraz pola typu image, tj. dowolnego obrazka,
- Szybki przegląd statusu usługi PDF Windows Service – za pomocą prostego pulpitu,
- Zaawansowane możliwości logowania i czyszczenia – na wypadek problemów z połączeniem, logi są przechowywane tylko w Twoim środowisku,
- Brak retencji danych – ani dane, ani dokumenty nie są przechowywane na serwerze w trakcie generowania pliku PDF,
- Zoptymalizowana wydajność – dzięki grupowaniu zadań,
- Wbudowany, łatwy w obsłudze program instalacyjny/deinstalacyjny – konfiguracja i uruchamianie/wyłączanie aplikacji PDF Generator odbywa się bezpośrednio z Twojej instancji.
Interfejs API Generatora PDF
PDF Generator udostępnia 2 rodzaje API: PDF Generation i Consolidation, zatem możesz korzystać z obu funkcji, gdzie tylko potrzebujesz. To równie proste jak dodanie przycisku do dowolnej tabeli i uruchomienie interfejsu API stamtąd. Bądź jeszcze większa automatyzacja poprzez włączenie wywołań API w procesach workflow stosowanych w Twojej organizacji.
Wymagania aplikacji PDF Generator
Do instalacji aplikacji PDF Generator niezbędne są:
- Instancja ServiceNow,
- Host z systemem operacyjnym Windows oraz zainstalowane na nim aplikacje MS Office.
Szukasz rozwiązania unikalnego i dopasowanego do Twoich potrzeb? Jako twórca aplikacji możemy dostarczyć Ci wersję w pełni dostosowaną do potrzeb Twojej organizacji.
Pobierz aplikację z ServiceNow Store Zapytaj o demo